Entretien ménager et rangement des bureaux

Qu’on travaille de la maison ou non, un espace bureau est souvent pratique, ne serait-ce que pour régler quelques affaires courantes, payer les factures et entreposer les documents importants. Le fouillis envahit rapidement toute cette paperasse, et c’est justement pour cette raison que quelques astuces d’entretien et de rangement peuvent tout changer.

• Comme pour l’organisation de la maison en général, l’idéal, c’est d’adapter le coin bureau à ce qu’on fait réellement. Par exemple, on n’a pas besoin d’un vaste bureau pour compiler quelques factures à la fin du mois, mais si on travaille chez soi ou qu’on ramène parfois du travail à la maison, le besoin d’un espace consacré uniquement au travail est primordial.

• Si tous les membres de la famille partagent cet espace, les besoins en entretien ménager et en organisation ne sont pas les mêmes que si une seule personne utilise toujours l’espace bureau. Si ce coin est partagé, il est souvent préférable de garder la surface du bureau libre et dégagée et de prévoir des tiroirs pour ranger les effets personnels de chaque membre de la famille. Cela vous évitera de chercher sous une pile de papiers épars la facture laissé sur le bureau il y’a quelques jours !

• Pour éviter que les fils de l’ordinateur ne viennent à former un nœud impressionnant, on les regroupe dans un boudin en plastique à cet effet : une fois dissimulés dans cet étui rigide, les fils ne sont plus un problème et sont aussi moins visibles.

• Utiliser des compartiments à ustensiles pour ranger les crayons et autres articles de papeterie dans un tiroir permet de gagner beaucoup d’espace et de temps : on évite ainsi de fouiller pendant de nombreuses minutes pour mettre la main sur l’article désiré.

• Pour toujours avoir bien en vue les papiers liés aux affaires courantes, on peut créer un panier « courrier ». on y dépose le courrier reçu quotidiennement, bien sûr, mais on peut même suggère aux autres membres de la famille de prendre l’habitude d’y déposer les documents qui demandent une attention immédiate. Par exemple, les enfants peuvent y déposer les documents sur lesquels la signature des parents est nécessaire.

• Et pour garder l’espace bureau toujours propre et organisé il faut le ranger à chaque fois qu’on termine notre travail et l’épousseter souvent.

Organiser la paperasse :

• D’abord, si on travaille à la maison ou qu’on garde chez soi des papiers relatifs au travail, on s’assure de bien séparer ses papiers relatifs au travail, on s’assure de bien séparer ses papiers personnels de ceux qui concernent son emploi : il sera plus simple de s’y retrouver. Pour éviter toute méprise, on peut même ranger ces papiers dans deux contenants différents.

• L’organisation des dossiers est capitale pour s’y retrouver. Les possibilités de rangement sont innombrables : certaines personnes préfèrent ranger leurs documents dans des classeurs à tiroirs ou dans des boîtes, d’autres dans des supports à documents posés sur le bureau. On peut aussi exploiter l’espace rarement inoccupé des fonds de placard et y placer un classeur sur roulettes. Ce qui compte, c’est d’avoir un seul système de rangement efficace, adapté à sa situation, et de vraiment s’en servir.

• Tout d’abord, on place les dossiers courants en évidence, peu importe le système utilisé. Si on ne voyage pas régulièrement, notre passeport n’a, par exemple, pas besoin d’être à portée de main en tout temps, tout comme notre extrait de naissance et les autres papiers officiels rarement demandés.

• Ce qui compte, c’est de penser à long terme quand on range ses papiers, de manière à ce qu’on puisse tout retrouver aisément quand viendra le temps des déclarations de revenu, par exemple. On peut consacrer une chemise à ces papiers l’année durant, ce qui simplifie beaucoup la tâche au moment de s’occuper des impôts.

• En rangeant ses papiers personnels, on s’assure de les classer intelligemment. La meilleure méthode pour y parvenir consiste à éviter les noms vagues donnés à certaines catégories de documents, quitte à utiliser davantage de chemises et qu’elles contiennent chacune moins de documents.

• L’idéal demeure de limiter la quantité de papier qu’on a à ranger : c’est pour cette raison que les relevés électroniques sont si pratiques! On peut les sauvegarder pour ne pas avoir à les imprimer, mais les avoir toujours en possession.